Khái niệm, định nghĩa Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Lợi ích của văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử mang lại một hệ thống quản lý tập trung

Khi đơn vị, doanh nghiệp áp dụng văn phòng điện tử thì tất cả mọi người sẽ dùng trong cùng một đơn vị tham gia có thể phân cấp, phân công rõ ràng từng công việc hay nhiệm vụ cụ thể. Điều này còn tỳ vào đặc điểm của từng công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, với việc sử dụng văn phòng điện tử lãnh đạo có thể điều hành và quản lý công việc từ xa mọi, lúc mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định chính xác.

Căn cứ vào đó, người quản lý cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm thống văn bản liên quan đến công việc. Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc.

Tạo nên môi trường làm việc thân thiện, hiện đại

Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phòng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian. Với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp bàn tròn căng thằng nào.

Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí

Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích và phân hệ khác nhau nên người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc sử dụng điện thoại thông minh là đã có thể tác nghiệp, xử lý công việc mà không cần phải đi lại hay kiểm soát. Chính vì vậy, văn phòng điện tử sẽ giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc tối đa, đặc biệt là các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực để có nhiều thời gian làm việc hiệu quả hơn.

Hơn nữa, văn phòng điện tử còn giúp quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị một cách đồng bộ nên khi ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa các chi phí văn phòng phát sinh (như văn phòng phẩm, giấy in, mực in…). Đây là khoản chi phí không hề nhỏ mà hằng năm các đơn vị, doanh nghiệp phải chi trả. Có rất nhiều cơ quan, đơn vị sau khi ứng dụng văn phòng điện tử đều cho rằng văn phòng điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp tăng hiệu suất công việc, tiết giảm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, mà còn giảm được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.